Pôle administratif

Gestion administrative

Nous prenons en charge la gestion administrative de votre activité pour vous libérer des tâches chronophages et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.

De la rédaction de documents à la gestion des agendas, en passant par la préparation de dossiers ou la coordination interne, chaque mission est réalisée avec rigueur et discrétion. Notre objectif est d’assurer la continuité et la fiabilité de votre organisation au quotidien.

Grâce à une méthodologie structurée et un suivi personnalisé, nous garantissons une administration claire, fluide et alignée sur vos priorités. Vous bénéficiez d’un véritable soutien opérationnel, pensé pour renforcer la performance et la sérénité de votre entreprise.

2. Communication

Suivi et traitement des emails
Gestion et suivi des relances fournisseurs et clients
Prise de rendez-vous et gestion d’agendas

3. Organisation et archivage

Constitution et mise à jour de bases de données
Numérisation et organisation de documents
Classement et archivage numérique des documents

1. Gestion documentaire et rédactionnelle

Saisie, mise en forme et relecture de documents
Rédaction et envoi de courriers (papier ou numérique)
Préparation et suivi des dossiers pour les réunions / comptes rendus

Suivi et coordination

Nous veillons à la bonne circulation des informations entre votre entreprise, vos prestataires et votre cabinet comptable, pour un suivi rigoureux et une gestion simplifiée au quotidien.

Maintenir un lien constant entre tous les acteurs de votre structure est essentiel pour assurer la cohérence et la fiabilité de vos données. Nous faisons le pont entre les différents intervenants — comptables, cabinets sociaux, organismes ou fournisseurs — afin que chaque information circule au bon moment, sans perte ni retard.

Cette coordination permet d’éviter les oublis, les doublons ou les erreurs, tout en garantissant une communication fluide et des décisions mieux éclairées. En restant connectés à vos partenaires, nous sécurisons le fonctionnement administratif de votre entreprise et vous offrons une vision claire et maîtrisée de l’ensemble de vos obligations.

2. Suivi et anticipation des obligations

Suivi des échéances comptables et sociales pour éviter les retards
Organisation des documents pour le bilan annuel (classement et transmission)

3. Préparation et accompagnement

Coordination entre le client et les différents prestataires (expert-comptable, cabinet social, organismes, etc.)
Préparation et actualisation des tableaux de suivi annuels (résultats, indicateurs, échéances clés)

1. Communication avec le cabinet comptable

Répondre aux demandes d’informations du cabinet comptable
Relayer au client les messages et recommandations du cabinet

Gestion de clientèle

Nous assurons pour vous le suivi et la gestion de votre relation client, afin de préserver la qualité et la fluidité de vos échanges au quotidien.

De la réception des demandes à la relance commerciale, en passant par la coordination des devis ou la gestion des retours, nous veillons à ce que chaque interaction soit claire, professionnelle et réactive. Une bonne communication avec vos clients est le reflet direct de votre image de marque : elle renforce la confiance, la fidélisation et la satisfaction globale.

Notre accompagnement s’adapte à votre mode de fonctionnement et à vos outils pour garantir une continuité parfaite dans vos échanges. Vous bénéficiez ainsi d’un suivi client rigoureux, d’une organisation simplifiée et d’une meilleure visibilité sur l’ensemble de votre activité.

2. Image et satisfaction

Gestion des avis clients et de l’e-réputation
Élaboration de reporting client (KPI, suivi satisfaction

3. Organisation et outils

Création et mise à jour des fiches clients
Gestion d’un CRM (Hubspot, Notion, Trello, etc.)
Suivi des devis et des factures en lien avec la clientèle

1. Communication et relation client

Réponse aux demandes clients (mail, téléphone, chat)
Suivi des commandes et gestion des litiges
Relances commerciales et fidélisation

Gestion pré-comptable

Nous vous accompagnons dans la préparation et l’organisation de vos données comptables, pour vous offrir une vision claire et structurée de vos finances tout au long de l’année.

Saisie et classement des factures, suivi des dépenses, tableaux de bord et transmission des pièces : chaque étape est gérée avec méthode et transparence, en lien direct avec votre cabinet comptable. L’objectif n’est pas de remplacer la comptabilité, mais de la rendre plus fluide et anticipée.

Grâce à une pré-comptabilité rigoureuse, vous gardez la maîtrise de vos chiffres, vous gagnez du temps lors des bilans et vous sécurisez la gestion financière de votre entreprise. Nous faisons le lien entre votre quotidien administratif et la comptabilité officielle, pour que tout soit prêt, clair et à jour.

2. Suivi des dépenses et des frais

Élaboration et contrôle des notes de frais (salariés et dirigeants)
Vérification et validation des justificatifs avant envoi
Transmission au cabinet comptable pour intégration dans la comptabilité

3. Appui aux déclarations et suivi financier

Transmission des chiffres et justificatifs nécessaires aux déclarations (TVA, bilans, etc.)
Préparation et suivi des règlements fournisseurs, paiements clients et relances
Création de tableaux de bord et de suivi de trésorerie pour une vision claire des flux financiers

1. Collecte et transmission des pièces comptables

Dépôt et centralisation des documents sur une plateforme dédiée (DEXT, MyCompanyFiles ou autre outil collaboratif)
Transmission fluide et sécurisée des pièces au cabinet comptable
Suivi des documents transmis pour garantir une comptabilité à jour